DEFINIȚIE: Grupul de lucru reprezintă un grup de specialiști în cadrul autorității contractante, responsabili de orice decizie și măsură luată cu privire la achiziționarea bunurilor, serviciilor și lucrărilor.

Grupul de lucru (în continuare – GL) inițiază și desfășoară proceduri de atribuire a contractului de achiziție publică pentru satisfacerea necesităților autorității contractante sau asociației de autorități contractante, în condițiile în care nu apelează la un furnizor de servicii de achiziții sau la o autoritate centrală de achiziție.

ATRIBUȚIILE ȘI OBLIGAȚIUNILE. Competențele GL sunt stabilite în HG nr.10/2021 pentru aprobarea Regulamentului cu privire la activitatea grupului de lucru în domeniul achizițiilor publice. La fel, sunt stipulate în art. 14-15 al Legii nr.131/2015 privind achizițiile publice ce se referă la Autoritățile contractante, iar în art. 5 al Legii nr.74/2020 privind achizițiile în sectoarele energeticii, apei, transporturilor și serviciilor poștale cu referire la Entitățile contractante.

În exercitarea funcţiilor şi atribuţiilor prevăzute în legislaţia în domeniul achiziţiilor publice, GL îndeplineşte, următoarele activităţi:

- elaborează planuri anuale şi trimestriale de efectuare a achiziţiilor publice;

- întocmeşte anunțuri și/sau invitaţii în cadrul procedurilor de achiziţie publică;

- elaborează documentația de atribuire şi alte documente aplicabile în cadrul procedurilor de achiziţie publică;

- iniţiază şi desfăşoară proceduri de achiziţie publică;

- asigură participarea largă a operatorilor economici la procedurile de achiziţie publică;

- examinează, evaluează şi compară ofertele operatorilor economici prezentate în cadrul procedurilor de achiziţie publică;

- atribuie contracte de achiziţii publice care sunt încheiate de autoritatea contractantă cu operatorii economici;

- întocmeşte dări de seamă privind rezultatul procedurilor de achiziţie publică şi le prezintă Agenţiei Achiziții Publice;

- monitorizează contractele de achiziţii publice;

- păstrează şi ţine evidenţa tuturor documentelor întocmite şi aplicate în cadrul procedurilor de achiziţie publică.

FORMARE ȘI MEMBRI. GL se formează printr-o decizie specială (ordin) sau dispoziţie emisă de către conducătorul autorităţii contractante. Grupul de lucru este format din cel puţin 5 membri, unul dintre aceştia fiind numit Conducător/Președinte.

Conducătorul/Președintele este persoana care deţine dreptul de primă semnătură în instituţia respectivă. Persoana care deţine dreptul de primă semnătură în cadrul autorităţii contractante are dreptul de a numi o altă persoană drept Conducător al GL, mai ales în cazul în care sunt constituite mai multe grupuri de lucru la nivelul autorităţii contractante (exemplu: BNM). Această persoană va exercita funcția în baza unui mandat.

Prin documentul de numire a GL, autoritatea contractantă are obligaţia de a stabili atribuţiile şi responsabilităţile fiecărui membru al grupului, aferente derulării procesului de achiziţie publică. De aceea, de regulă, în cadrul acestui grup sunt juriști, economiști/contabili, specialiști/experți în domeniul achizițiilor publice. specialiști care au cunoștințe tehnice de specialitate din domeniul de activitate a autorității.

În cazul în care unul dintre membrii GL absentează motivat, el este înlocuit, temporar, cu o persoană care preia şi exercită atribuţiile sale. La întoarcerea sa, membrul ce a fost înlocuit temporar, îşi reia atribuţiile cu care a fost însărcinat prin decizia de numire. Efectuarea unei asemenea înlocuiri se consemnează într-un proces-verbal întocmit la momentul constatării apariţiei unei asemenea situaţii.

GL poate fi desfiinţat sau poate fi modificată componența prin emiterea unei decizii speciale (ordin sau dispoziție) de către autoritatea contractantă care l-a creat (pct.24 al HG menționate).

CONSULTANȚI – SPECIALIȘTI/EXPERȚI. Pe parcursul activităţii GL, în calitate de membri, pot fi antrenaţi, prin scrisoare, consultanţi - specialişti/experţi în domeniul în care se efectuează achiziţia (pct.11-12 din HG nr.10/2021). În momentul numirii, se recomandă ca autoritatea contractantă să precizeze clar care sunt problemele specifice asupra cărora experţii cooptaţi îşi vor exprima punctul de vedere, în corelaţie cu pregătirea profesională şi calificările acestora. GL va ține cont de punctul de vedere al consultantului, expertului sau specialistului și îl va consemna în decizia de atribuire a contractului de achiziție publică. Specialiştii şi experţii sunt atraşi în GL cu drept de vot. (art.14 alin. (10) al Legii nr.131/2015 și art.5 alin. (3) al Legii nr.74/2020).

(!) Membrii GL sunt singurii responsabili, în mod solidar, de deciziile adoptate în legătură cu procesul de atribuire a contractului de achiziție publică, iar opinia experților cooptați referitoare la aspectele de specialitate aflate în sfera lor de competență este doar consultativă.

REPREZENTANȚI AI SOCIETĂȚII CIVILE. Totodată, în componența GL pot fi incluși, de către autoritatea contractantă, reprezentanți ai societății civile, în cazul în care a fost depusă o cerere scrisă în acest sens cu cel puțin două zile înainte de data-limită de depunere a ofertelor. Ei nu pot constitui mai mult de o treime din componența totală a GL și au drept de vot consultativ sau dreptul la opinie separată, care se expune în actul deliberativ al grupului de lucru respectiv. (pct.13 – 23 al HG nr.10/2021, art.14 alin. (5)- (8) al Legii nr.131/2015 și art. 5 alin. (4) al Legii nr.74/2020).