Factorii de evaluare au legătură directă cu obiectul contractului de achiziţie publică, atunci când se referă în orice mod la produsele, serviciile sau lucrările care urmează a fi furnizate/prestate/executate în temeiul contractului de achiziţie publică. De aceea, Autoritatea contractantă stabileşte oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic pe baza criteriului de atribuire şi a factorilor de evaluare prevăzuţi în documentația de atribuire.

Potrivit art. 26, alin. (3) din Legea nr.131/2015, pentru determinarea celei mai avantajoase oferte din punct de vedere economic, autoritatea contractantă are dreptul de a aplica unul dintre următoarele criterii de atribuire: preţul cel mai scăzut; costul cel mai scăzut; cel mai bun raport calitate-preţ; cel mai bun raport calitate-cost.

Cel mai frecvent criteriu de atribuire întâlnit în documentația de atribuire a Autorităților contractante este ”prețul cel mai scăzut”. Celelalte 3 (trei) criterii sunt aplicate foarte rar. Oare care este motivul? Explicația este una foarte simplă, dacă nu știi cum să faci și nu știi cum fucționează, atunci faci cum știi. În speranța că specialiștii/experții în achiziții publice vor începe să aplice și sigur o vor face la un moment dat, vom încerca să descrim criteriul ”costul cel mai scăzut”. 

Costul cel mai scăzut se determină pe considerente de rentabilitate, utilizând factori precum calcularea costurilor pe ciclul de viaţă (art. 26, alin. (4) al Legii nr.131/2015).

Definiții. Costul ciclului de viaţă al produsului/serviciului reprezintă ”toate costurile pe care trebuie să le suporte deţinătorul (proprietarul) produsului/serviciului pentru a-l achiziționa, a-l utiliza conform specificaţiilor funcţionale şi a-l casa, adică toate costurile directe şi indirecte asociate conceperii, proiectării, dezvoltării, producţiei, utilizării, întreținerii, menţinerii şi eliminării de-a lungul întregii sale durate de viaţă anticipate” (NATO Research and Technology Agency, 2003).

Astfel, determinarea costului ciclului de viaţă al produsului constituie procesul de analiză economică a costului total de proprietate al acestuia, care pe lângă costul de achiziţie cuprinde şi alte costuri, precum cele de instalare, de operare, de întreţinere, de conversie şi/sau de dezafectare.

Obiectivul analizei costului ciclului de viaţă al produsului este acela de a alege dintr-o serie de alternative cea mai eficace abordare a costului pentru a atinge cel mai redus cost al deţinerii pe termen lung.

Spre exemplu, costul total al achiziționării unui produs este format din:

• costul de achiziție;

• costul de posesie sau de deținere (utilizare și întreținere);

• costul de dezafectare (sau de retragere de pe piață).

Prin prisma clientului, costul estimat de posesie se construiește pe baza formulei:

Preţul de achiziţie (cumpărare) + Costurile accesorii de achiziţie + Costul de utilizare (exploatare) + Costul de menținere şi întreţinere + Costul rezidual sau costul la sfârșitul duratei de viaţă = Costul de posesie al utilizatorului.

De exemplu, în cazul unui sistem informatic, pentru costul total de posesie se iau în considerare:

• costurile directe:

– costul echipamentelor (calculatoare, rețele etc.);

– costul licențelor (software-ul);

– costurile recurente (pentru consumabile, energia electrică, chiria spațiilor specializate pentru găzduirea sistemului etc.);

• costurile indirecte:

– cu întreținerea și administrarea;

– cu instruirea utilizatorilor;

– cu serviciile de asistență.

Pentru un calculator, costul total de posesie include:

• costul de achiziție;

• costurile de achiziție ale software-ului pe toată durata de viață a calculatorului;

• costurile de utilizare (pentru reparații, service, instalarea unei noi versiuni a sistemului de operare sau de software);

• costurile de dezafectare și distrugere, mai puțin eventualele câștiguri legate de revânzarea sau reciclarea sa.

În cazul unui automobil, costul total de posesie cuprinde:

• costul de achiziție;

• cheltuielile cu înmatricularea;

• cheltuielile cu asigurările;

• cheltuielile cu întreținerea;

• cheltuielile cu combustibilul;

• cheltuielile cu revânzarea.

În cazul în care autoritatea contractantă evaluează costurile utilizând o abordare pe baza costului pe parcursul ciclului de viaţă, aceasta indică în documentația de atribuire datele care trebuie furnizate de către ofertanţi, precum şi metoda pe care autoritatea contractantă urmează să o utilizeze pentru a stabili costurile pe parcursul ciclului de viaţă pe baza datelor respective. (art.27 din Legea nr.131/2015).

Bibliografie:

1. Legea nr.131/2015 privind achizițiile publice;

2. Material preluat din articolul ”Costul ciclului de viață al produselor” – pagina 25 din publicația N0 3/20233 al revistei lunare internaționale CECCAR BUSINESS REVIEW (https://www.ceccarbusinessreview.ro). Metode de calcul, specificare și exemple detaliat descrise le puteți găsi în acest articol.