Ce poate rezolva trecerea la fluxul electronic de documente:

• Viteză ridicată de procesare a documentelor;
• Posibilitatea automatizării multor aspecte ale fluxului documentar;
• Compacitate - baza de date electronică ocupă mai puțin spațiu decât dosarele pe hârtie;
• Grad înalt de securitate a informațiilor;
• Posibilitatea lucrului la distanță cu documentele.

Viteză în fluxul documentar

Documentele tradiționale pe hârtie trebuie întotdeauna tipărite pe hârtie în numărul necesar de copii, înregistrate, trimise destinatarilor prin poștă sau livrate de curier, apoi predate conducerii pentru aprobare sau coordonare, apoi parcurse toate etapele de aprobare, iar după realizare depuse în arhivă.

Fiecare dintre aceste operațiuni necesită timp. În final, se petrece mai mult timp pentru "deplasarea" documentului între angajați decât pentru lucrul efectiv cu el.

Documentul electronic este un fișier digital - transferul său se realizează prin canale electronice de informații, ceea ce înseamnă că are loc aproape instantaneu.

În plus - timpul pentru aprobări și luarea deciziilor se reduce semnificativ.

Automatizarea

Automatizarea eliberează personalul de sarcini repetitive, permițând concentrarea eforturilor asupra rezolvării sarcinilor de producție și management.

Un alt aspect al automatizării este colectarea și prelucrarea informațiilor analitice în timp real. Acest lucru permite o reacție rapidă și flexibilă la situațiile în schimbare și luarea deciziilor de management bine fundamentate și eficiente. Astfel, fluxul electronic de documente îmbunătățește calitatea managementului.

Economisirea de spațiu

Arhivele pe hârtie, care ocupă spații imense, nu mai sunt necesare. Stocarea electronică a informațiilor ocupă foarte puțin spațiu. Utilizarea tehnologiilor cloud permite reducerea acestuia chiar și mai mult.

Acest avantaj al fluxului electronic de documente reduce costurile de susținere a activității operaționale a organizației.

Securitate și protecție

Securitatea arhivelor pe hârtie este costisitoare - seifuri, uși blindate, lacăte complexe. Securitatea documentelor electronice este asigurată mai simplu și mai eficient:

• datele sunt stocate în formă criptată;
• la trimiterea documentelor electronice, acestea sunt protejate prin criptografie;
• autenticitatea documentelor este garantată prin utilizarea semnăturii electronice digitale;
• accesul fiecărui angajat la baza de date este controlat, toate acțiunile cu documentele sunt înregistrate în protocol;
• integritatea depozitului este asigurată prin realizarea de copii de rezervă ale datelor.

Confidențialitatea și păstrarea informațiilor în siguranță - sunt avantaje importante ale fluxului electronic de documente.

Acces la distanță

În prezent, când tot mai multe organizații își mută angajații la muncă la distanță, acest avantaj al fluxului electronic de documente față de cel pe hârtie devine primordial.

Cu documentele electronice, puteți lucra oriunde există acces la internet. Utilizatorului nu îi este necesară nicio aplicație specială pe dispozitivul său: se poate conecta la sistemul de flux electronic de documente prin orice browser.

www.id.md